Le document unique: un document important pour l'entreprise

Hier, j'ai été interrogé par une dirigeante d'entreprise qui m'a demandé si  son comptable pouvait  "faire cette cotisation" en parlant du document unique. 

Je me suis dit qu'il était temps de faire un point sur ce document dont tout le monde parle mais en ne sachant pas toujours ce que c'est exactement. 

Le véritable nom de ce document est le document unique d'évaluation des risques professionnels. Il doit servir de base à la politique de sécurité au travail et de prévention des risques professionnels que ces risques soit physiques ou psychologiques. 

Pour rappel, il est obligatoire dans toutes les entreprises dès l'embauche du premier salarié. Le défaut de document unique est sanctionné d'une amende d'un montant pouvant aller jusqu'à 750€. Surtout l'absence de ce document en cas d'accident qui aurait pu être éviter par son existence peut entraîner une faute inexcusable de l'employeur et avoir de graves conséquences. 

Il vous permet aussi de pouvoir identifier tous les risques de l'entreprise et donc de pouvoir mettre en place une protection pour vos salariés puisque vous aurez pensé à ce risque et vous aurez fait en sorte qu'il soit évité. 

Vous trouverez sur internet  des documents uniques clés en main ou des personnes vous diront qu'ils peuvent le faire pour un montant dérisoire. Il faut vous méfier la création d'un document unique prend du temps et surtout il faut que la personne se déplace au sein de votre entreprise et rencontre vos salariés (au moins les chefs d'équipe) pour comprendre les différents métiers et analyser les postes de travail. Sans cela, vous aurez un document unique qui n'en sera pas vraiment un et non adapté à votre entreprise. Les risques sont-ils les mêmes dans un cabinet d'architecture et dans une boucherie? Il faut également étudier l'ensemble des notices des machines dont se servent les salariés pour pouvoir faire une analyse complète des risques auxquels sont soumis vos salariés. Il est donc conseillé de faire appel à un expert ou de suivre une formation avant de se lancer dans la rédaction de ce document. 

De même, le document unique doit vivre avec le temps, vous devez y ajouter des informations régulièrement et surtout quand l'entreprise évolue et que de nouveaux postes sont créés. 

Depuis quelques années, les risques psychosociaux (stress, troubles musculo-squelettiques, etc) doivent y figurer également, ce sont les moins évidents à analyser et ceux pour lesquels vous aurez sûrement besoin d'aide. 

Une fois, le document établi, vous devez le conserver dans l'entreprise et le laisser à la disposition des salariés pour qu'ils puissent le consulter quand ils le souhaitent. De même, l'inspecteur du travail ainsi qu'un certain nombre de représentants des agences gouvernementales de prévention des risques peuvent être amenés à en demander la consultation. 

Ce document a également une utilité dans votre communication interne puisqu'il va vous permettre de communiquer sur le soin que vous apportez à la santé et au bien-être de vos salariés. C'est pour cela qu'il faut le faire avec honnêteté et dans son but premier d'outil de prévention et pas le considérer comme une formalité supplémentaire. On pourrait faire le même article sur le réglement intérieur d'ailleurs. 

Bon week-end à tous et à lundi. N'oubliez pas nous attendons vos sujets et vos questions.